Google Sheets 房屋仲介管理系統開發方案
利用 Google Sheets 結合 Google Apps Script，我們可以打造一套房屋仲介管理系統來管理房源、客戶、預約、合約等資訊，並提供自動化通知與權限控管。在 Google 試算表中透過 Apps Script 擴充功能，可加入自訂選單、對話框和側邊欄等介面，提升操作體驗
。以下說明各項功能的實現方式：1. 房源管理 (含圖片上傳顯示)
- 資料表設計：建立一個「房源清單」試算表頁籤，欄位包括房屋地址、坪數、房型、租金/售價、屋況、負責仲介人等，方便統一管理。透過 Apps Script 自訂選單或表單介面，實作新增、修改、刪除房屋資料的功能，確保資料即時更新且不重複輸入。
- 圖片上傳與顯示：提供圖片上傳功能，讓使用者可以為每筆房源附加照片。上傳流程可使用 Apps Script 的 HTMLService 建立檔案上傳表單，將圖片檔案上傳至預先指定的 Google Drive 資料夾，並將檔案連結(URL)儲存到試算表對應的房源記錄中。為了在試算表中直觀呈現圖片，可在儲存格中插入圖片縮圖：由於 Google Sheets 對以腳本插入的圖片有 2MB 或約100萬畫素的限制 ，腳本上傳時可先透過 Google Drive 的縮圖服務取得調整尺寸後的影像，再以
Sheet.insertImage(blob, col, row)或Range.setValue(CellImage)將縮圖插入試算表。這樣一來，完整的大圖檔安全儲存在 Drive 中，而試算表中能顯示適當大小的縮圖，滿足圖片展示需求。
2. 客戶管理
- 客戶資料紀錄：建立「客戶名單」頁籤，用於紀錄客戶姓名、聯絡方式、需求條件等資訊。可新增欄位追蹤客戶的看房記錄（例如多對多關係可用另一張表記錄客戶ID對應看過的房源ID）。利用 Apps Script，可製作表單介面方便業務輸入新的客戶資料或更新需求條件，確保資訊集中管理且容易查找。
- 自動提醒跟進：為避免遺漏客戶追蹤，可設定 Apps Script 定期檢查客戶狀態並發送提醒。例如，針對有重要需求的客戶，每隔一週自動提醒負責仲介進行跟進聯絡。這種自動提醒機制類似於定期發送租金到期通知或維護提醒，在到期日前幾天由腳本自動發送提示。具體而言，可使用時間觸發器(Time-driven Trigger)每日或每週執行腳本，篩選出需要跟進的客戶，透過 Email 提醒負責人，確保客戶需求獲得及時回覆。
3. 預約管理 (行事曆整合)
- 看房行程安排：建立「預約行程」頁籤或介面，讓仲介人員登記客戶的看房預約時間與地點。透過 Apps Script 可將這些預約資訊與 Google Calendar 行事曆同步，自動在行事曆中建立活動事件(Calendar Event)。例如，腳本可讀取試算表中的預約日期時間，呼叫
CalendarApp.createEvent()在對應時間新增日曆事件。可以為不同仲介使用各自的行事曆（例如透過 Calendar ID 區分），或使用同一公司行事曆但在事件標題註明負責人。 - 自動通知與提醒：當預約排定後，Google Calendar 本身會根據使用者的設定發出行前提醒。此外，我們也可選擇在建立事件時加入賓客（客戶的Email）並設定
sendInvites: true，自動發送行事曆邀請通知給客戶。如此一來，客戶會收到Email邀請並可加入自己的行事曆，雙方都能準時收到看房提醒。每位仲介只需管理自己帳號下的行事曆與通知，而管理員則可查看所有行程安排。
4. 合約管理
- 合約資料與檔案：建立「合約管理」頁籤，用於記錄每筆租賃/買賣合約的相關資訊，包括合約編號、房屋、客戶姓名、簽約日期、生效期間（起始日與到期日）、租金金額或售價、狀態(租賃中/已結束)等。透過 Apps Script 可在此頁籤中附加合約檔案的雲端連結 (Google Drive URL)，例如在合約簽署後將掃描的 PDF 上傳至指定的 Drive 資料夾，並在試算表記錄檔案連結，方便日後點擊查看。
- 合約到期提醒：為了避免合約到期而未續約或未處理，可設計自動提醒機制。利用 Apps Script 的時間觸發器每日檢查合約到期日欄位，當發現距離到期只剩下預定的天數（例如30天或7天）時，自動發送提醒通知給相關的仲介經紀人，甚至直接抄送給房東或客戶。此前有透過 Apps Script 實現類似證書到期通知的案例：例如在到期前一個月與一週發送Email提醒。我們可以套用相同概念於租賃合約管理，以Email或 LINE 推播方式提前通知合約即將到期，需要續約或終止的處理事項。所有合約狀態也可在試算表中即時更新（例如標記為「即將到期」、「已續約」等）。
5. 報表與統計
- 業績與轉換率分析：匯總房源、客戶、合約等資料，透過試算表公式或 Apps Script 計算關鍵績效指標(KPI)。例如，每月的成交筆數與總業績、每位仲介的業績排名、客戶看房轉換成交的比例等。這些統計可以放在「報表」或「Dashboard」頁籤中，由腳本每日自動更新計算結果。
- 地區熱度分析：根據房源所在地或物件類型，統計不同地區的供需情況和熱度。例如計算各區域的看房次數、出價/成交數量。可以利用樞紐分析或 Apps Script 將資料分類彙總，以了解哪些地段最受歡迎。
- 數據視覺化：利用 Google Sheets 內建的圖表功能將上述統計結果以圖表呈現，方便直觀解讀。比如用長條圖比較各業務的月業績，或用圓餅圖顯示成交房型的比例。這些圖表可以由腳本自動更新資料範圍，確保當數據變動時圖表即時反映。另外也可透過 Apps Script 的 Charts Service 生成圖表圖片，但直接在試算表中建立圖表更為簡便。最終的報表頁將提供一目了然的指標圖表，協助管理者做決策。
6. 自動通知 (Email/LINE)
- 電子郵件通知：整合 Gmail 服務，透過 Apps Script 自動發送Email提醒相關人士。腳本可以使用
MailApp.sendEmail()或GmailApp.sendEmail()發送自訂內容的郵件給指定收件者。例如，看房前一天自動寄提醒信給客戶與仲介、合約到期前寄送續約提醒給房東與房客，或在成交後寄送感謝信等。Google Apps Script 能自動在重要事件前發出郵件提醒，確保相關人員及時收到通知。由於Email是即時且可靠的溝通方式，可搭配日曆事件與試算表資料觸發，以實現多種自動化信件通知場景。 - LINE Notify 推播：除了Email之外，系統也支援以 LINE Notify 發送及時通知。透過 UrlFetchApp 呼叫 LINE Notify 提供的HTTP介面即可傳送訊息。在 Apps Script 中準備好從 LINE Notify 後台取得的存取權杖(Token)，再以
UrlFetchApp.fetch("https://notify-api.line.me/api/notify", options)方式將訊息內容送出，其中HTTP標頭須帶上 Authorization 權杖且使用 POST 方法附加訊息文字等參數。當預約行程接近時、或合約即將到期時，腳本可自動發送 LINE 訊息提醒相關的仲介人員或建立群組通知，達到即時溝通的效果。LINE Notify 提供了一個簡單的介面讓我們從Apps Script發送推播通知，大幅提升通知的即時性。
7. 使用者權限管理
- 角色區分：設定系統中的使用者角色，如「管理員」和「一般仲介」。管理員擁有查看與管理所有房源、客戶及合約資料的權限；一般仲介則僅能存取與自己相關的資料。例如，一般仲介登入時，只能看到自己負責的房源列表和客戶名單，無法瀏覽其他同事的資訊。這可以避免不同仲介之間互相干擾，保護客戶隱私並使介面更簡潔。
- 資料存取限制：為實現上述權限，可在資料表中加入「負責人」欄位，標記每筆資料的所有者。當使用者開啟試算表或使用自訂功能時，Apps Script 可取得當前使用者的身份（例如透過
Session.getActiveUser().getEmail()），據此篩選資料顯示。具體做法包括：在使用者開啟試算表時，由onOpen觸發器執行腳本自動套用篩選視圖(filter)或隱藏非該使用者負責的資料列；或者將不同仲介的資料拆分到不同工作表/分頁，並透過保護範圍設定來防止未授權的編輯。管理員則可以切換查看全部資料的視圖或使用特權功能匯總所有資料。 - 安全與共享設定：透過 Google 試算表的共享權限進行控制，只將試算表分享給授權的仲介人員。管理員可編輯腳本以新增或移除使用者的存取權。在 Apps Script 中亦可設定 OnlyCurrentDoc 權限範圍，確保腳本只能存取綁定的這份試算表資料，增強安全性。透過上述機制，實現不同使用者在同一系統上各司其職、各取所需，不會看到無關的資訊。
總結：以上方案透過 Google Apps Script 將 Google Sheets 強化為一套功能完整的房仲管理系統。從房源、客戶到行程、合約，都能在熟悉的試算表介面中集中管理，同時借助腳本實現自動化處理（例如行事曆同步、到期提醒、業績報表）以提升效率。圖片上傳與即時通知等功能進一步優化了使用者體驗，讓系統更貼近實際業務需求。整體而言，此解決方案成本低、靈活度高，使用雲端協作的優勢達成房屋仲介業務的數位化管理目標。
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