好的，這是一份為您的「飯店式租屋代管」事業量身打造的完整 n8n 數位營運中心整合藍圖。
本藍圖整合了先前所有討論的面向，從總管理層的戰略視角出發，貫穿客服、財務、維運、業務四大核心部門，並提供具體的自動化工作流程，旨在成為您公司數位化轉型的完整執行手冊。
n8n 飯店式租屋代管｜數位營運中心完整藍圖
第一部分：核心戰略與架構
1. 核心理念：聘用一位 7x24 小時的數位營運總監
我們不將 n8n 視為單一工具，而是企業的**「數位營運中心 (Digital Operations Center)」**。它是一位永不休息的數位員工，負責執行所有標準化、重複性的流程，將您寶貴的人力團隊解放出來，專注於處理需要高度判斷力、創造力與人際互動的高價值任務。
2. 技術架構藍圖 (Tech Stack)
* 自動化核心 (Automation Core)：n8n
* 職責：擔任流程的大腦，串連所有系統與服務。
* 中央數據庫 (Data Hub)：Airtable / Google Sheets
* 職責：儲存所有營運數據（房源、租戶、合約、帳務、維修紀錄），是企業唯一的資訊真實來源 (Single Source of Truth)。
* 客戶溝通渠道 (Communication Channel)：LINE Official Account / WhatsApp for Business
* 職責：作為「小管家客服中心」的統一入口，處理所有對外溝通。
* 內部任務協作 (Task Management)：Trello / Asana
* 職責：管理所有需要「真人介入」的任務，實現人機無縫協作。
* 金流支付閘道 (Payment Gateway)：綠界科技 (ECPay) / 藍新金流 (NewebPay)
* 職責：處理所有線上收款、產生繳費連結與自動化對帳。
* 時間與排程管理 (Scheduling)：Google Calendar
* 職責：管理所有與時間相關的事件，如清潔排程、帶看預約、維修安排。
第二部分：部門分工與人機協作模式
n8n 將深度整合到公司四大核心職能中，重新定義各部門的工作模式。
| 部門 | n8n (數位員工) 的職責 | 真人團隊的職責 |
|---|---|---|
| 客戶關係部 | 第一線接待員：處理80%常見問題、引導流程、主動關懷。 | 客訴處理專家：處理複雜客訴、維護大客戶關係、優化服務流程。 |
| 財務會計部 | 自動帳務員：自動請款、收款核銷、分級催繳、生成報表。 | 財務策略師：審核報表、財務規劃、處理對外供應商付款。 |
| 維運修繕部 | 數位調度員：自動建立維修案件、同步進度給租戶、安排定期維護。 | 問題診斷專家：判斷維修方案、管理供應商、現場監工驗收。 |
| 業務開發部 | 業務助理：自動捕捉潛在客戶、發送房源資訊、安排帶看時間。 | 銷售顧問：執行現場帶看、進行租金談判、完成合約簽署。 |
第三部分：完整自動化工作流程 (Workflows) 詳解
以下是貫穿租戶生命週期與公司營運的 n8n 核心自動化流程：
【流程一：潛在客戶管理與業務自動化】
* 觸發：當有潛在客戶從網站或社群媒體填寫租屋諮詢表單。
* n8n 流程：
* 自動將客戶資料存入 Airtable 的「潛在客戶名單」。
* 根據客戶需求（地區、預算），自動從房源資料庫篩選合適物件。
* 發送一封包含房源介紹、照片及 720 度線上看房連結的 LINE/Email 給客戶。
* 訊息中附上一個預約帶看的連結，客戶可自行選擇業務有空的時段。
* 客戶預約後，n8n 自動將行程加入業務的 Google Calendar，並在 Trello 建立帶看任務卡。
【流程二：新租戶無縫入住流程 (Onboarding)】
* 觸發：當業務在 Airtable 中將客戶狀態更新為「已簽約」。
* n8n 流程：
* 金流設定：自動在帳務資料庫建立該租戶的每月租金循環帳單。
* 發送歡迎信：入住前 3 天，自動發送歡迎訊息，內含：
* 詳細地址與交通指南。
* 電子門鎖密碼或鑰匙領取方式。
* Wi-Fi 帳密、設備使用說明等「入住資訊包」。
* 排程建立：自動在 Google Calendar 建立「每月兩次」的定期清潔排程。
* 入住日關懷：入住當天發送關懷訊息，確認一切順利。
【流程三：租賃期間的全方位服務】
* A. 智慧客服與維修派單
* 觸發：租戶透過 LINE/WhatsApp 傳送訊息。
* n8n 流程：
* 關鍵字辨識：若為「WiFi」、「垃圾」等常見問題，立即回傳標準答案。
* 維修通報：若為「修理」、「壞掉」，n8n 會引導租戶描述問題並附上照片。
* 自動派工：n8n 自動在 Trello 的「維修看板」建立任務卡，標示房號、問題，並通知維運人員。
* 進度同步：當維運人員在 Trello 上更新卡片狀態（如「已聯繫師傅」），n8n 會自動將進度回報給租戶，保持資訊透明。
* 轉接真人：若無法辨識或租戶輸入「客服」，自動通知真人客服介入。
* B. 定期清潔管理
* 觸發：n8n 每日定時啟動。
* n8n 流程：
* 掃描 Google Calendar，找出未來 3 天的清潔排程。
* 自動發送提醒通知給對應的租戶。
* 清潔完成後 2 小時，自動發送滿意度調查。
【流程四：金流全自動化管理】
* A. 每月自動請款
* 觸發：每月固定日期（如 25 號）排程啟動。
* n8n 流程：
* 讀取所有在租租戶的資料。
* 透過金流閘道 API，為每位租戶生成專屬的繳費連結/虛擬帳號。
* 透過 LINE/WhatsApp 發送租金帳單通知。
* 在 Airtable 將帳單狀態標記為「已通知」。
* B. 全自動收款核銷
* 觸發：金流閘道的 Webhook (當有成功付款時)。
* n8n 流程：
* 接收到付款成功訊號。
* 自動在 Airtable 中找到對應帳單，將狀態更新為「已付款」。
* 發送收款確認訊息給租戶。
* C. 逾期自動分級催繳
* 觸發：每日定時排程啟動。
* n8n 流程：
* 掃描所有超過繳費日且未付款的帳單。
* 逾期 1-3 天：發送溫和提醒。
* 逾期 5 天以上：發送最後提醒，並同時在 Trello 建立「催收任務卡」，指派給真人財會進行電話聯繫。
【流程五：自動化退租流程 (Offboarding)】
* 觸發：n8n 定期檢查，當租約到期日剩下 30 天時。
* n8n 流程：
* 自動發送退租流程說明及注意事項。
* 詢問是否需要加購「退租清潔服務」。
* 引導租戶預約點交時間。
* 點交完成後，發送感謝訊息並邀請留下服務評價。
第四部分：為管理者創造的核心價值
導入這套完整的 n8n 數位營運中心，將為您的事業帶來四大核心競爭優勢：
* 可規模化的營運模式 (Scalability)：
房源從 200 間擴展到 1000 間，後勤人力無需等比增長，營運成本有效控制，利潤率提升。
* 數據驅動的精準決策 (Data-Driven Decisions)：
所有營運數據（客戶滿意度、維修頻率與成本、房源空置期、金流狀況）被完整記錄，讓您的每一個商業決策都有堅實的數據支持。
* 人力資本的最佳化 (Human Capital Optimization)：
將團隊從重複、繁瑣的行政工作中徹底解放，讓他們能專注於提升服務品質、開發新客戶、優化營運策略等高價值活動。
* 營運風險的顯著降低 (Risk Reduction)：
自動化流程大幅減少了因人工疏忽造成的錯誤（如忘記收款、派單延遲、資訊遺漏），確保了服務品質的一致性與企業的專業形象。
總結而言，這不僅是一次技術升級，而是一場深刻的營運革命。透過 n8n，您的企業將轉型為一個更智慧、更敏捷、更具市場競爭力的現代化資產管理公司。